DispoCalc ist die CRM/ERP-Branchenlösung für Dienstleistungs-Unternehmen (Werkvertrag und/oder Arbeitnehmerüberlassung). Unter einer einheitlichen und funktionalen Oberfläche verwalten Sie Personal- und Kundenstammdaten, Anfragen, Angebote und Kundenaufträge, die Planung und Einsätze Ihrer Mitarbeiter, die Erfassung von Leistungsdaten und erstellen kundenspezifische Arbeitsberichte für Ihre Kunden sowie Rechnungen und Personalabrechnungen.
Jahrelange Erfahrung und Zusammenarbeit von Aces mit Unternehmen der Dienstleistungs-Branche führten mit DispoCalc zur Entwicklung einer Unternehmenslösung, welche eng auf die alltäglichen Arbeitsabläufe im Bereich Dienstleistung und Personal-Leasing abgestimmt ist.
Im folgenden erhalten Sie einen Überblick über einige ausgewählte wichtige Funktionen der Anwendung. Beachten Sie auch den Editionsvergleich, in dem die verschiedenen verfügbaren Editionen der Anwendung mit dem jeweiligen Grundfunktionsumfang beschrieben sind. Klicken Sie auf eine Kategorie, um Leistungsmerkmale anzuzeigen.
Grundlagen
Moderne, an Microsoft© Office angelehnte Oberfläche
DispoCalc bietet eine moderne und aufgeräumte Benutzeroberfläche. Saämtliche Informationen sind in übersichtlichen Fenstern darstellbar und werden nach logischen Gesichtspunkten aufbereitet.
Objektorientiertes Design
Statt langer unlesbarer Datenlisten bietet DispoCalc einen objektorientierten Ansatz und stellt Arbeitsabläufe so dar, wie sie in Wirklichkeit sind. Stets können zu jedem Element auf dem Bildschirm verwandte Informationen durch einfachen Klick mit der rechten Maustaste abgerufen werden.
Aktivitäten
DispoCalc nutzt Aktivitäten zur journalierten Nachverfolgung von Aufgaben und Prozessen. Termine, Aufgaben, Notizen, E-Mails, dokumentierte Telefonanrufe, soziale Kurznachrichten und viele andere Elemente werden als Aktivität stets beim jeweiligen Element gespeichert. Zahlreiche Filterfunktionen und die dynamische Wiedervorlage erlauben eine exakte Dokumentation von Kundenkontakten, Anfragen und Auftragsänderungen sowie die personalisierte Nachverfolgung offener Aufgaben und Termine.
Integration von Microsoft Outlook/Microsoft Exchange
Kontakte, Termine, Aufgaben und in DispoCalc erstellte E-Mails lassen sich automatisch mit Ihrem Microsoft Outlook/Exchange-Postfach synchronisieren. Elemente aus Outlook (z.B. empfangene E-Mails) lassen sich durch das DispoCalc Outlook-AddOn bequem direkt in DispoCalc übernehmen.
Integrierte Dokumentenverwaltung und Dateiablage
Die Dokumentenverwaltung und Dateiablage in DispoCalc kann flexibel an verschiedene Speichersysteme angepasst werden. Ob Ihre Dokumente direkt in DispoCalc gespeichert werden sollen, auf einer zentralen Netzwerkfreigabe oder z.B. versioniert in Microsoft SharePoint, DispoCalc bietet die entsprechende Schnittstelle von Haus aus an. Die Dokumentenverwaltung erzeugt workflowbasiert direkt Microsoft Office-Dokumente und kann diese auch automatisch (z.B. für E-Mail-Versand) in PDF-Dokumente umwandeln.
Volltextsuche über alle Inhalte
Alle in DispoCalc hinterlegten Informationen sind über die vollständige hintergrundgesteuerte Suche jederzeit auffindbar. Hierbei wird selbstverständlich auch die Volltextsuche über alle Dateianlagen und Dokumente unterstützt.
Differenziertes Rechtemodell
Der Zugriff auf verschiedene Bereiche von DispoCalc kann differenziert konfiguriert werden. Zugriffsrechte auf sowohl Datenbankinhalte als auch auf die Dateiablage lassen sich individuell konfigurieren.
Bewerber- und Personalverwaltung
Bewerbermanagement
Erfassung von Bewerber-Stammdaten, Automatischer Bewerbereingang für externe Systeme und E-Mail-/Webseiten-Bewerbungen, Erkennung/Erfassung von Qualifikationen anhand selbst definierbarer Qualifikationsmatrizen, Qualifikationsrecherche und Matching, dynamische Workflow-Prozesse zur Einstufung von Bewerbern, automatische Vorschläge von Bewerbern für offene Kundenanfragen und Aufträge, Dokumentenverwaltung mit dynamischer Erstellung von Microsoft Office-Dokumenten, Direkterstellung von E-Mails mit PDF-Erstellung aus Dokumenten, Nachverfolgung aller Aktivitäten.
Personalverwaltung
Stammdatenverwaltung des eigenen Personals, journalierte Arbeitsverträge mit Urlaubsmodell, Vergütung (beliebige Vergütungsmodelle inklusive IGZ/BZA für Arbeitnehmerüberlassung), Kalkulation von Vergütungsentgelten unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit, Deckungsbeitrag etc., Fehlzeitenmanagement und Verfügbarkeit, Zeitstunden- und Urlaubskonto, Qualifikationsverwaltung, dynamische Workflow-Prozesse und Nachverfolgungs-Listen für offene Punkte bei der Personalverwaltung, Dokumentenverwaltung mit Direkterstellung von Arbeitsvertrags-Dokumenten etc., Status-Nachverfolgung von Einsätzen für jeden Mitarbeiter. Stammdatenverwaltung von externem Fremdpersonal (auf Werkvertrag oder auf Arbeitnehmerüberlassung basierend). Visa-Verwaltung für internationale Einsätze.
Verwaltung von Arbeitsmaterialien und Ressourcen/Assets
Arbeitsmittel-Verwaltung (inkl. Lagerverwaltung, Ausgabe und Quittierung), Verwalten nachzuverfolgender Ressourcen (Fuhrpark, IT-Geräte, Messmittel etc.), Dokumentation des Standortes von Ressourcen.
Schulungs- und Trainingsverwaltung
Verwaltung von Schulungen und Trainings inkl. Erstellung aller benötigter Dokumentationen (Anwesenheitslisten, Teilnahmebescheinigungen etc.)
Reiseplanung
Planen von Reisen für in Aufträgen eingesetzte Mitarbeiter (An-, Ab- und Zwischenreisen), Detaillierte Erfassung von Reiseverlauf mit Bahn, Flugzeug, Pkw, Hotelverwaltung und Erfassung von Übernachtungen, Nachverfolgung von Buchungsstatus bei Reisebüro und Reiseveranstaltern, Rechnungseingangskontrolle für Reisekostenabrechnung.
Mitarbeiter-Statistik
Auswertung und Statistik zu Mitarbeitereinsätzen, Fehlzeiten und Urlaub, Stundenkonten, Mitarbeiterzufriedenheit.
Kundenverwaltung/CRM
Umfangreiches Kontaktmanagement
Erfassung von Unternehmens- und Personenkontakten, Erstellen von Unternehmenshierarchien und Erfassung von Beziehungen zwischen Unternehmen und Personen. Ansprechpartner-Verwaltung mit detaillierten Kontaktdaten.
Verwalten von Interessenten, Leads und Kunden
Dynamische Workflow-Einstufung von Kontakten als Interessenten, Leads oder Kunden. Erfassen von Geschäftsprozess-Informationen (z.B. "wartender Lead", "gesperrter Kunde" oder Wiedervorlagen) direkt bei Workflow-Statusänderung, automatische Zuweisung von Sachbearbeitern zu Objekten, Filterung nach eigenen oder gefolgten Elementen möglich, durch Aktivitäten nachverfolgbare Kontakthistorie zu jedem Interessenten, Lead oder Kunden. Kundenkategorisierung und Einstufung anhand von Ihnen selbst definierter Listen und Schemata.
Vertriebsinformationen direkt im CRM anzeigbar
Vollintegrierte Anzeige aller Vertriebsinformationen (Anfragen und Verkaufschancen, Angebote und laufende oder abgeschlossene Aufträge) beim jeweiligen Lead/Kunden, Erfassen kundenspezifischer Vertriebsinformationen (z.B. Preislisten, Abrechnungsvorgaben) direkt im Kundenkontakt, Nachverfolgung von Vertriebsaktivitäten direkt im Lead/Kunden. Flexible Konfigurationsmöglichkeit für Workflow-Statusanzeigen abhängig von Vertriebsaktivitäten.
CRM-Statistik
Aktuelle Statistik der im System vorhandenen Vertriebskontakte, Lead-Disqualifikations-Statistik, Abschlussanalysen und Sales Funnel.
Verkaufschancen, Angebote und Aufträge (Vertrieb)
Erfassung und Verwaltung von Verkaufschancen
Erfassen von Kundenanfragen, erkanntem oder latentem Bedarf als Verkaufschance, neben Freitext-Beschreibung einer Anfrage kann diese auch mit definierten Qualifikationen erfasst werden, automatisches Matching und Vorschläge passender Ressourcen und Bewerber/Mitarbeiter zu einer Anfrage, Erfassen von Vertriebskennzahlen (gewichtete Abschlusswahrscheinlichkeit, Umsatzgrößen etc.)
Projektplanung und Erstellung von Angeboten, Projektkalkulation
Gantt-Planung für Dienstleistungsprojekte, Erstellen von Angeboten basierend auf Dienstleistungs- und Personalgruppen (Werkvertrag) bzw. Arbeitnehmerüberlassungs-Gruppen (Zeitarbeit/AÜ). In Angeboten können eine Vielzahl weiterer Bausteine verwendet werden (Dienst- und Prüfanweisungen, Werkteile für Prüf-, Sortier- und Nacharbeiten, Lagerartikel und feste Positionen mit einmaliger Rechnungsstellung oder regelmäßig wiederkehrende Leistungen). Kalkulation von Verrechnungssätzen (verschiedene, auch kundenspezifisch anpassbare Kalkulationsmodule erhältlich). Erstellen von Angebotsdokumenten, Rahmenverträgen, Werkverträgen/AÜVs und auf Wunsch automatischer Versand der Angebote an den Interessenten/Kunden per E-Mail.
Auftragsverwaltung und Einsatzplanung
Weiterführen von Angeboten zu Aufträgen, detaillierte Einsatzplanung für Mitarbeiter und Ressourcen (die vorhandenen Planungsmodelle beinhalten Dienstplan, 1, 2 oder 3-Schicht-Planung, Reiseplanung, Arbeitnehmerüberlassung). Darstellung der Planung in einer 2D-Einsatzübersicht oder pro Tag (Tagesplanung). Direkte Anzeige noch freier und verfügbarer Mitarbeiter sowie stets aktuelle Einsatzstatistik - auch mobil über die DispoCalc Mobil Apps abrufbar.
Revisionierbare Angebote und Aufträge
Intuitive Revisionierungsmöglichkeit für Angebote und Aufträge bei Nachverhandlungen oder Auftragsänderungen. Vollständig journalierte Abrechnungswerte und Kalkulationen. Direkte Visualisierung von Auftragsänderungen bei der Einsatzplanung. Auftrags-Revisionen können direkt als Auftragsänderungsdokument für den Kunden erstellt werden.
Leistunsgdatenerfassung
Mitarbeiter Zeit- und Leistungserfassung
Detaillierte Mitarbeiter-Zeiterfassung in verschiedenen Modellen (Stapelzeiterfassung für Arbeitnehmerüberlassung oder Berichtszeiterfassung für tägliche Erstellung von Leistungsberichten bei Werkverträgen und anderen Dienstleistungen). Separate Erfassung von Mitarbeiterzeiten und Kundenzeiten möglich. Erfassung weiterer Leistungsdaten wie Fahrten (An- und Abfahrt, auch Transportfahrten), Werkzeug- und Verbrauchsmaterialeinsatz, Auslagen und Übernachtungskosten. Die flexible Erweiterung des Leistungserfassungs-Modells um weitere kundenspezifische Felder wie zum Beispiel Betriebsoperations-Erfassung, Ressourceneinsatz (z.B. Verwendung von Prüfgeräten) erlaubt die Anpassung der Leistungserfassung an alle Ihre unternehmensspezifischen Workflows und Prozesse.
Automatische intelligente und vielseitige Zuschlagsberechnung
Automatische Berücksichtigung von nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagszuschlag, automatisches tagesgenaues Splitting von eingegebenen Zeiten an der Null-Uhr-Grenze, Anpassbare Berücksichtigung von steuerfreien Zuschlagszeiten (Nachtschicht 25%, Kernnachtschicht von 0 bis 4 Uhr 40%, Sonntag und Feiertag, auf Wunsch Feiertagszuschlag bis 4 Uhr des Folgetages etc.). Ermittlung von fortlaufender Tages-, Wochen- und Monatsarbeitszeit, hierauf basierend Berechnungsmodelle für Überstundenzuschläge und Mehrarbeit für Mitarbeiter und Kunden. Mehrarbeiterzulage gemäß IGZ/BZA kann vollständig automatisch berechnet werden.
Umfangreiche Erfassung von Verpflegungsmehraufwendungen
Vielseitige Erfassung von Verpflegungsmehraufwendungen, auch internationale Modelle sind möglich.
Intelligente Zeiterfassung
Automatische Vorschlagsberechung der meisten Daten (z.B. Zuschläge), bei der Zeiterfassung muss im Regelfall nur wenig erfasst werden. Alle vom Computer vorgeschlagenen und in Echtzeit berechneten Daten können aber jederzeit überschrieben werden (etwa bei manuellen Korrekturen).
Erfassung von Werkteile-Daten bei Prüf-, Sortier- und Nacharbeiten oder Qualitätsbearbeitung
Werkvertragsbasierte Erfassung von i.O./n.i.O.-Statistiken, Verwaltung von Werkteilekatalogen und Varianten, detaillierte Erfassung von Werkteile-Zusatzdaten (Chargennummern, Lieferscheine, Prüforte, D-Teile etc.).
Fakturierung und Personalabrechnung
Rechnungserstellung und Fakturierung
Erstellen von flexiblen Kundenrechnungen mit durch Ihr Unternehmen vorgegebener Gruppierung und Darstellung. Erstellen von manuellen Rechnungen möglich. Automatische Abrechnung von im Angebot/Auftrag vorgegebenen festen Positionen mit Serienterminen.
Rechnungsausgangsbuch und Rechnungsversand
Automatische Führung eines Rechnungsausgangsbuches (Nebenbuchhaltung mit Buchungsjournal). Erfassen von (Teil)zahlungen und Nachverfolgung der Fälligkeit von Rechnungen. Automatisches mehrstufiges Mahnwesen.
Personalabrechnung
Vollständige lohnvorbereitende Personalabrechnung des eigenen Personals nach flexiblen Regeln, Berücksichtigung von Sonderzahlungen, Urlaubs- und Krankheits-Lohnfortzahlung, Mehrarbeiter-Zulage (IGZ/BZA) bzw. Überstundenzulage (frei definierbar), Ausbuchung von Resturlaub bei Ausscheiden des Mitarbeiters, Zeitstundenkonto-Führung, automatische Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten, Erstellen von Stundenzetteln und Abrechnungsdokumenten.
Datenschnittstellen
Flexible und an Ihre Kontenrahmen anpassbare Schnittstellen für die automatische Datenübertragung von Fakturierungs- und Abrechnungsdaten (DATEV, DATEV LODAS, Addison, CSV etc.).
Lieferantenmanagement
Erfassung von Lieferanten-Stammdaten
Erfassen von Lieferanten-Stammdaten, Einstufung von Lieferanten, dynamische Workflows und Aktivitäten für Lieferantenkontakte.
Rechnungseingangsbuch
Erfassen von Eingangsrechnung und Zuweisung zu Lieferanten und Projektkostenstellen. Nachverfolgung der Bezahlung von Eingangsrechnung, Skontoverrechnung und Reklamationswesen.
Controlling und Statistik
Umfangreiches Statistikcenter
Erstellen von Auswertungen zu allen Bereichen von DispoCalc. Sales-Funnel, Umsatzanalyse, Auftrags- und Artikel-Prognosen, Umsatzwahrscheinlichkeiten, Mitarbeiter-Einsatzstatistik, Auftragsverlauf und viele weitere Module sind verfügbar.
Eingebautes Framework zur einfachen Erstellung eigener Auswertungsmodule
Das in DispoCalc bereits enthaltene Statistikcenter kann durch vorgefertigte Bausteine schnell und einfach um spezielle und kundenspezifisch auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Auswertungsmodule erweitert werden.