ERP-Einführung bei der Expomobil GmbH

Als eines der weltweit führenden Unternehmen ist die Firma Expomobil seit gut 30 Jahren im Bereich des Messebaus zu Hause. Als ausgesprochener Spezialist für hochklassige Bodenbeläge, Messe-Möbel und Leuchten hat Expomobil die richtigen Produkte sowie das Know-How und das schlagkräftige Service-Portfolio um im schnelllebigen Messegeschäft erfolgreich zu sein.

Dazu gehört auch, dass sich die eigene Firma ständig neuen Herausforderungen stellen muss. Gemeinsam mit Aces IT-Solutions, einem Spezialisten im ERP-Bereich, gelang es, ein neues ERP-System von der ersten Spezifikation bis hin zur ganzheitlichen System-Einführung bei der Expomobil im Juli 2019 erfolgreich zu implementieren. „Wir haben bewusst auf einen unabhängigen Dienstleister gesetzt, der uns bei der Erfassung der Prozesse, der Erstellung des Lastenhefts, der Erneuerung der Hardware, der Auswahl der Software und letztlich bei der Einführung des neuen ERP-Systems begleitet. Aces hat sich als der erhoffte Partner herausgestellt. Die Zusammenarbeit war sehr vertrauensvoll, termintreu und auf den Punkt zielführend.“, so Geschäftsführer Herr Delf Henning.

Als Full Service Anbieter weiß Aces um die Pain-Points und Probleme, welche in einem so komplexen Projekt auftreten können. So konnte man Dank der Erfahrung aus über 20 Jahren IT-Business auch in diesem Fall optimal und vollumfänglich beraten und zu unterstützen. Die sorgfältige Umsetzung von Kundenspezifikationen sowie eine zu jeder Zeit klare und verständliche Kommunikation sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Bei einem Kick-off Termin zu diesem Projekt wurde gemeinsam mit Expomobil ein erster Ablaufplan erstellt sowie wichtige Fragen zur Auswahl und Umsetzung herausgearbeitet. Laufzeit, Art des Projektes, Umfang sowie der Zeitplan und der Kostenrahmen wurden vorab definiert. In mehreren Workshops vor Ort, begleitete man alle Abteilungen der Expomobil und dokumentierte die Arbeitsprozesse vor Ort, und weitere benötigte Daten. Nicht nur, um einen Einblick in die Prozesse des Kunden zu gewinnen, sondern vor allem um eine vollständige Prozessdokumentation zu erstellen. Aus den dabei gewonnenen Informationen erarbeitete Aces in der Folge ein Lastenheft als Grundlage der Projekt-Ausschreibung für die in Frage kommenden ERP Anbieter.

Im Zuge der Projektausschreibung stellte wurde eine Auswahl von zehn System-Anbietern zusammengestellt, die in der Vorauswahl für Expomobil geeignet erschienen. Dabei spielte die Branche eine maßgebliche Rolle. Neue Ideen, geänderte Entwicklungen / Anforderungen oder zusätzliche Wünsche Seitens Expomobil konnten nahtlos in den Prozess eingefügt werden.

Mit Hilfe der aus dem Lastenheft extrahierten Funktionsmatrix ermittelten wir den Deckungsgrad der Anforderungen und Auswahlkriterien an Hand von kurzen Online-Präsentation der jeweiligen Bewerber bzw. deren Produkte. Die verbliebenen vier ERP-Anbieter erhielten die Möglichkeit, sich und Ihr Produkt vor Ort zu präsentieren. Nach abschließender Bewertung konnte Aces die Empfehlung für einen konkreten Anbieter aussprechen.

Gemeinsam und in Abstimmung mit dem neuen System-Anbieter und Expomobil plante und führte man die Migration durch. Diese verlief ohne nennenswerte Komplikationen, sodass das Tagesgeschäft der Expomobil nahezu reibungslos weitergeführt werden konnte. Das Projekt verblieb dabei sowohl im Kosten- als auch in dem, zu Beginn des Projektes definierten Zeitrahmen.

Das gemeinsame Projekt verlief nicht nur von unserer Seite aus sehr erfolgreich – man konnte für und gemeinsam mit der Expomobil ein ganzheitlich passendes ERP-System implementieren. Vor allem auf die durchweg große Zufriedenheit der gesamten Belegschaft hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und User-Komfort sind wir sehr stolz.

Abschließend ein Fazit von Expomobil Geschäftsführer Herrn Henning zu dem gelungenen Projekt: “Unter unseren Mitarbeitern haben wir keinen EDV-Profi, mit der oder dem wir das ERP-Projekt intern hätten umsetzen können. Wir mussten uns also Know How kaufen. Die Gesamtkosten für das Projekt sind dadurch nur geringfügig gestiegen. Mit zahlreichen Kostenvorteilen hat sich Aces zum großen Teil selbst bezahlt. Als Mehrwert hatten wir einen Guide, der uns sicher durch die für uns völlig unüberschaubare IT-Landschaft geführt hat mit einer Punktlandung in jeder Hinsicht. Produktivstart des neuen ERP-Systems war termingerecht am 01.07.2019. Vom ersten Tag an arbeiten wir ausschließlich mit dem neuen System, mit dem wir sehr zufrieden sind. Seitdem haben wir in den ersten sechs Monaten lediglich kleinere Optimierungen an der Software durchführen lassen. Aces ist seit Einführung des neuen ERP-System auch unser externer Admin-Partner für die laufenden IT-Fragen.“