Freitag, 26. Oktober 2018, von Michael Beez
Beginnen wir diese kleine Serie einmal mit dem wohl am häufigsten genutzten Programm aus dem Office Paket – Microsoft Word. Außer dem üblichen Schriftverkehr, Angeboten, Briefen etc. kann das Programm nämlich noch vieles mehr. Holen Sie mehr aus Ihrer Textverarbeitung raus, schreiben Sie schönere Texte und arbeiten insgesamt schneller. In den folgenden Zeilen geben wir Ihnen ein paar Tipps und Tricks an die Hand wie Sie sich den Büroalltag ein wenig leichter und effizienter gestalten können.
Nutzen Sie Tastenkombinationen
Gerade beim Verfassen von langen Texten ist es nervig, immer wieder die Hand von der Tastatur zu nehmen um zu speichern oder kleine Formatierungen vorzunehmen. Aus diesem Grund gibt es für eigentlich alle häufig genutzten Funktionen Tastenkombinationen sogenannte Short-Cuts.
So speichert man etwa mit Strg+S das aktuelle Dokument, Strg+P öffnet das Drucken Fenster. Mit Strg+Shift+K wird der zuvor markierte Text kursiv. Verwendet man „F“ statt dem „K“ erscheint der Text fett. Profi-Tipp: Wer sich nicht alles merken möchte greift auf die von Microsoft zu Verfügung gestellt Liste zurück. Diese ist sehr umfangreich und hier zu finden.
Groß- und Kleinschreibung
Das Problem kennt fas jeder: Sie tippen einen Text und landen dabei versehentlich auf Caps-Lock, der sogenannten Feststell-Taste. Wer dabei nicht immer auf den Monitor schaut, merkt das unter Umständen erst nach einigen Zeilen. Microsoft hat jedoch mitgedacht und bietet hierfür eine Option an. Damit stehen verschiedene Möglichkeiten zu Umwandlung zwischen Groß- und Kleinbuchstaben zu Verfügung, die die meisten Anwendungsfälle abdecken.
Markieren Sie die zu konvertierende Textstelle. Wählen Sie in der Registerkarte „Start“ das Schriftartenmenü (Symbol Aa) aus und klicken Sie im Dropdown Menü die für Sie in Frage kommende Methode an.
Platz schaffen
Auf Laptops oder PC´s mit kleinen Monitoren ist Platz sehr kostbar. Darum bietet auch Word die Funktion, große Menüs einfach auszublenden. Ein Druck auf Strg+F1 verkleinert das Menü bis auf die Titelleiste. Ein weiterer Druck blendet sie wieder ein.
Nummerierungen richtig formatieren
In Nummernaufzählungen richtet Word die Zahlen immer an der linken Seite aus. Was bis zur Ziffer 9 eigentlich kein Problem darstellt, wird spätestens ab den zweistelligen Nummern zum Graus für das Auge. Dazu gibt es eine einfache Lösung. Markieren Sie die Zeilen der Nummerierung und wählen Sie die Option „Neues Zahlenformat definieren“, die Sie nach einem Klick auf den Pfeil neben dem Nummerierungssymbol erreichen. Setzen Sie nun noch die Nummerierungsposition auf „Rechts“ und bestätigen mit „OK“ – Problem gelöst.
Schneller löschen
Wer ein Wort oder Teile davon löschen will, kann entweder wild mit der Maus herumfuchteln um entsprechende Textstellen zu löschen oder verwendet einfach die Tastatur. Die beiden Befehle Strg+Entf sowie Strg+Backspace entfernen jeweils die Wörter rechts bzw. links des Cursors.
Sie das letzte Kommando mit einem Klick
Ein sehr nützliches aber unbekannteres Tastenkürzel in Microsoft Word ist die „F4“-Taste. Mit dieser können Sie das letzte Formatierungskommando wiederholen. Beispielsweise können Sie den Textstil einer Zeile oder eines Absatzes ändern und andernorts ebenfalls anwenden. Sie haben einen Absatz als „Kursiv“ geändert. Markieren Sie jetzt einfach den nächsten und drücken „F4“. Dadurch wird der letzte Befehl, also das Ändern des Textformates, wiederholt.
Kopie „ziehen“
Wörter, Zeilen, Grafiken oder Zeichnungsobjekte können Sie bei Bedarf einfach durch Ziehen kopieren und an der passenden Stelle einfach wieder loslassen. Markieren Sie ein Wort oder eine Textstelle, halten Sie die „Strg“ Taste sowie die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie das markierte Element an die dafür vorgesehene Stelle. Et voila. Dies klappt meist sogar schneller als die herkömmlichen Strg+C und Strg+V Befehle.
Optimieren Sie ihr Dokument mit nur einem Klick
Wörter sind nicht alles. Ein einheitliches Farb- und Schriftschema sorgen für ein Dokument, welches nicht nur einfach zu lesen ist sondern visuell auch ansprechend wirkt. Mit Designs können Sie dabei von einem Schema zum anderen wechseln. Mit einem Klick wird das Aussehen bzw. der Aufbau des gesamten Dokumentes aktualisiert.
Zum Anwenden eines Designs wechseln Sie zur Registerkarte „Entwurf“ und wählen dann „Designs“ aus. Schauen Sie sich die Vorschau des Dokuments an, während Sie mit der Maus auf die zu Verfügung stehenden Möglichkeiten zeigen. Wählen Sie dann per Klick das gewünschte Design aus.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesen Tipps und Tricks ein wenig weiterhelfen konnten. Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Möglichkeiten Word zu optimieren. Allerdings würde das den Rahmen hier alle aufzuzählen. Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren. Sollten Sie dennoch eine Frage oder ein Problem zu Microsoft Word haben, sprechen Sie uns an. Ich helfe stehe ich Ihnen jederzeit gerne gerne unter +49 (07141) 48874-49 oder via Mail beez@aces-online.de zur Verfügung.
Ihr
Michael Beez
Marketing & Sales Manager