Donnerstag, 11. Mai 2023, von Michael Beez
Outlook bietet eine sehr vielseitige Kommunikationsverwaltung, eine sehr benutzerfreundliche Terminplanung, ein ausführliches Adressbucht und eine übersichtliche Aufgabenverwaltung sowie viele weitere Tools, die Ihnen ihren Alltag erleichtern. Um diese und andere Funktionen besser nutzen und in die tägliche Arbeit zu integrieren, haben wir Ihnen die folgenden zehn Tipps zusammengestellt.
Tipp 1 – Mail zurück holen
Wer eine E-Mail versendet hat, aber beispielsweise an den falschen Adressaten oder mit falschen Inhalten, hat noch eine Chance, diese zurück zu holen.
Öffnen Sie dazu die E-Mail per Doppelklick aus den gesendeten Nachrichten. Gehen Sie oben auf die Schaltfläche Aktionen à Diese Nachricht zurückrufen.
„Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ sorgt dafür, dass die Nachricht komplett gelöscht wird. „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“ ermöglicht eine Anpassung, um etwa einen Anhang anzufügen oder Tippfehler zu verbessern. Die E-Mail wird dann erneut gesendet.
Es gibt allerdings einen Haken: Beide Anwender müssen sich auf dem gleichen Exchange des Unternehmens bewegen, der Empfänger muss die Desktop-Version einsetzen und er darf die Nachricht noch nicht gelesen haben. Andernfalls funktioniert dies nicht.
Tipp 2 – Praktische Tastenkürzel nutzen
Statt langem Suchen und Klicken helfen Tastaturkürzel dabei, viel Zeit zu sparen. So wechselt man mittels der Kombinationen Strg+1, Strg+2 und Strg+3 zwischen den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakte (3) hin und her. Strg+F leitet eine E-Mail schnell weiter, Strg+N sorgt für eine neue Mail.
Eine ausführliche Liste mit möglichen Short-Cuts hat Microsoft übrigens selbst veröffentlicht und ist hier zu finden à Bitte klicken!
Tipp 3 – Regeln erstellen
Je nachdem, wie viele E-Mails täglich in den Posteingang flattern, fällt es manchmal schwer da noch den Überblick zu behalten. Um das Postfach aufzuräumen und übersichtlicher zu gestalten, könnten Regeln für eingegangene bzw. eingehende E-Mails definiert werden. Wählen Sie dafür die betroffene E-Mail aus, klicken Sie oben im Menüband im Reiter „Start“ auf „Regeln“ und anschließend auf „Regel erstellen“. So können zum Beispiel E-Mails, die von bestimmten Absendern gesendet werden oder einen bestimmten Betreff haben, automatisch direkt in andere Ordner sortieren lassen.
Beispiel: So kann man z.B. die Regel erstellen, dass jede Mail deren Betreff den Begriff „Buchhaltung“ enthält, automatisch in den Ordner Buchhaltung verschieben lassen. Diese Sortierung funktioniert auch für Absende-Emailadressen. So kannst effektiv dafür gesorgt werden, dass alle Mails zu einem bestimmten Projekt nicht in einem unübersichtlichen Postfach verschwinden, sondern jeweils in einem relevanten Ordner landen.
Tipp 4 – E-Mails automatisch hervorheben
Outlook ist soweit eingerichtet, die ersten Schritte sind gemacht aber irgendwie fühlt man sich noch merkwürdig unwohl. Die Postfachansicht erscheint monoton, sodass man nicht auf Anhieb sehen kann, wonach man sucht.
Dem kann man ganz leicht Abhilfe schaffen. Klicken Sie dafür auf den Reiter „Ansicht“ und dann auf „Ansichtseinstellungen“. Hier kann nun nun „Bedingte Formatierung“ ausgewählt werden und man kann individuell wählen bzw. festlegen, welche Nachrichten sich auf welche Weise von den anderen abheben sollen. So hat man hier zum Beispiel die Möglichkeit, E-Mails, die ausschließlich an einen selbst adressiert sind, farblich und in der Schriftart kenntlich zu machen.
Tipp 5 – Aus E-Mails Meetings werden lassen
Sie haben eine E-Mail bekommen mit dem Vorschlag, sich zu einem Projekt oder einem anderen Thema in einem persönlichen Meeting auszutauschen? Dann kann aus dieser E-Mail ganz leicht sogar ein Termin gemacht werden: Wählen Sie die E-Mail aus und ziehen Sie diese per Drag & Drop auf das Kalendersymbol in Outlook. Es öffnet sich nun das Fenster zur Terminplanung, in dem weitere Details des Termins festgelegt werden können.
Oder möchten Sie die E-Mail direkt in das passende Zeitfenster ziehen? Kein Problem! Weiter geht es mit dem nächsten Tipp!
Tipp 6 – Mehrfache Bildschirmnutzung
Besonders wenn man mit mehreren Bildschirmen arbeitet, bietet es sich an, ein weiteres Outlook-Fenster zu öffnen. Am einfachsten macht man das, indem man den Mauszeiger auf das Outlook-Logo in der Taskleiste bewegt und dort einmal das Mausrädchen drückt. Wenn Sie z.B. zwei Bildschirme nutzen, können Sie so unterschiedliche Ansichten – in Bildschirm 1 den Posteingang und Bildschirm 2 die Kalenderübersicht - im Vollbildmodus nebeneinander betrachten.
Auf diese Weise können Sie nun die E-Mail mit dem Meetingvorschlag direkt in das entsprechende Zeitfenster ziehen.
Tipp 7 – Gruppenkalender erstellen
Um einen übersichtlichen Kalender für das Team oder einzelne Arbeitsgruppen zu erstellen, in dem die einzelnen Mitglieder Termine, Aufgaben oder Tasks der anderen sehen können, kann man entweder die Kalender aller Mitarbeiter zusammenfassen oder einen separaten Gruppenkalender erstellen. Ein Kalender mit den Terminen aller wird schnell unübersichtlich, deswegen stellen wir hier vor, wie ein Gruppenkalender erstellt wird.
Im Menü Kalender finden Sie den Punkt „Kalender verwalten“ und das Icon Kalendergruppe oder Gruppenkalender. Hier kann mit der Funktion „Neue Kalendergruppe“ erstellen eben jenes erledigt werden. Nachdem der Gruppe ein Name gegeben hat, können die Namen aus der eigenen Outlook Kontaktliste diesem Gruppenkalender hinzugefügt werden.
In der Kalenderübersicht man sich beliebig viele Kalender anzeigen lassen und ebenso viele persönliche oder Gruppenkalender erstellen.
Tipp 8 – Verteilerliste erstellen
Sie wollen in Outlook eine Rundmail an mehrere Leute gleichzeitig versenden? Dann sollten Sie zunächst eine Verteiler- oder Kontaktliste erstellen. Wie Sie eine Verteilerliste in Outlook einfach erstellen können, erfahren Sie in diesem Artikel. Die folgende Anleitung können Sie für Outlook ab 2013 verwenden.
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Start“ und im Anschluss auf den Reiter „Personen“ unten links.
- Klicken Sie auf das Feld „Neue Kontaktgruppe“.
- Sie können Ihrer Verteilerliste nun einen Namen oder Titel geben. Fügen Sie im nächsten Schritt ihre gewünschten Kontakte hinzu, indem Sie auf „Mitglieder hinzufügen“ klicken. Sie können Ihre neuen Kontakte manuell eingeben oder aus Ihrem Adressbuch oder Outlook-Kontakten hinzufügen. In den letzten beiden Fällen führen Sie einen Doppelklick auf Ihren gewünschten Kontakt durch und bestätigen Sie mit Ok.
- Outlook gibt Ihnen nun einen Überblick über Ihre hinzugefügten Kontakte. Klicken Sie auf Ok, um Ihre Verteilerliste in Outlook zu erstellen und eine Rundmail verschicken zu können.
Tipp 9 - „Post-It“ nutzen
Outlook enthält eine eingebaute Notiz-Funktion. Drücken Sie das Tastenkürzel Strg+Shift+N um eine neue Notiz zu erstellen, die Sie per Drag & Drop beliebig auf dem Bildschirm positionieren können.
Standardmäßig erscheinen die Notizen in blassgelb. Es können aber auch Kategorien zugeordnet werden, so dass sie in die zugehörige Farbe wechseln. Um Ihre Notizen zu verwalten, klicken Sie auf das Notiz-Symbol unten im Ansichtsfenster: Von hier aus können Sie Notizen kopieren, organisieren und drucken sowie über das Feld oben rechts im Fenster nach Notizen suchen, die bestimmten Text enthalten.
Tipp 10 – Emojis und ihre Tastenkombination
Eigentlich kennt Outlook nur wenige verschiedene Emoticons – typisch für eine ernste Büroanwendung. Damit Outlook die gängigen Smileys auch tatsächlich in der Mail anzeigt, kann man mit den üblichen Tastenkombinationen arbeiten (beispielsweise :), :( etc.).
Die Tastenkombinationen dazu sind in der Funktion Autokorrektur hinterlegt. Hier muss zuerst die Autokorrektur einschaltet werden und dort das Feld „Während der Eingabe ersetzen“ mit einem Häkchen markiert werden. Die jeweils nutzbaren Tastenkombinationen sind hierbei im Feld unterhalb dieser Funktion angeordnet.
Haben Sie Fragen oder Probleme zu Microsoft Outlook? Nutzen Sie noch eine alte Version und möchten diese unter Umständen aktualisieren oder auf ein aktuelles System umsteigen? – Sprechen Sie uns gerne an. wir stehen Ihnen jederzeit gerne unter +49 (07141) 48874-3 oder via E-Mail zur Verfügung.
Ihr
Aces Team