Samstag, 21. Januar 2023, von Michael Beez
Tipp 1: Alles Speichern - Alles Schliessen
Wer kennt es nicht - man hat zig verschiedene Word Dateien geöffnet und den Tag über an allen gearbeitet, man muss schnell noch zu einem Termin oder der Feierabend steht vor der Tür. Was tun - jedes Dokument einzeln speichern und schließen?
Soweit wollen wir es gar nicht erst kommen lassen - Word hat hier einen einfachen Trick auf Lager. Halten Sie einfach die Shift-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Menü „Datei”. Nun erscheint das Fenster mit „Alles Speichern“. Mit einem Klick haben Sie nun alle geöffneten Dateien auf einmal gespeichert. Um alle Dateien dann auf einmal zu schließen, halten Sie ebenfalls Shift gedrückt, klicken auf „Datei” und anschließend auf „Alles Schließen”.
Tipp 2: Office Dokumente zusammenführen
Ja – richtig gelesen. Das funktioniert. Wenn man aus mehreren Word-Dokumenten eines machen möchte muss zunächst ein neues leeres Dokument erstellt werden.
In diesem Leeren Dokument wechselt man nun in den Reiter „Einfügen“ und wählt rechts oben im Bereich „Text“ den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche für „Objekt“ aus und klickt auf die Funktion „Text aus Datei“. In dem sich anschließend öffnenden Dokument kann man mit gedrückter STRG-Taste alle Dateien auswählen, die man zusammenführen möchte.
Tipp 3: Text mit Überschriften und Titel gestalten
Die Textformatierung ist eine häufige Funktion in den Tipps und Tricks von MS Word. Tipps wie dieser helfen Ihnen, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Es lohnt sich, Überschriften einzufügen, anstatt den Text im gleichen Stil wie den übrigen Inhalt zu gestalten.
Um Überschriften hinzuzufügen, kehren Sie zur Registerkarte Startseite in der Multifunktionsleiste von Word zurück. Rechts von der Mitte sehen Sie ein Fenster mit verschiedenen Überschriftenstilen. Um Überschriften hinzuzufügen, blättern Sie durch die Optionen, indem Sie auf die Pfeilschaltfläche klicken.
Die Überschriften sind in der Reihenfolge ihrer Größe aufgelistet: Überschrift 1 ist eine große Überschrift, Überschrift 2 ist etwas kleiner, und so weiter. Klicken Sie auf ein Design und geben Sie dann Ihren Überschriftentext ein.
Tipp 4: Farbpalette je nach Zweck oder Wunsch verändern
Je nach Zweck, Anlass oder persönlichem Geschmack kann es notwendig werden für einzelne Dokumente - ob für Angebote, Handouts, Protokolle etc. - eine andere Farb-Palette zu verwenden. Dies lässt sich mit Word recht einfach und komfortabel einstellen bzw. auswählen.
Gehen Sie hierzu auf die Registerkarte Design im Menüband von Word. Hier wird Ihnen ein breites Menü mit einer Auswahl an Formatvorlagen angezeigt. Gleich rechts daneben sehen Sie das Dropdown-Menü mit den unterschiedlichen Farben. Klicken Sie eine davon an und verwenden Sie diese für die gewählte Design-Vorlage.
Tipp 5: Courser Position Markieren und dorthin zurück springen
Angenommen - Sie bearbeiten gerade ein großes bzw. mehrseitiges Dokument. Ihnen fällt ein, dass Sie im zweiten Absatz ein paar Seiten zuvor noch eine Änderung vornehmen müssen und wollen danach wieder an exakt die Stelle zurück kehren an der Sie bisher gearbeitet haben. Das kann gerade bei sehr langen Dokumenten nervig sein.
Word liefert dafür eine sehr einfache Lösung, denn das Programm speichert die letzten vier Cursor-Positionen. Um diese durchzuschalten, drücken Sie ganz einfach Shift + F5.
Tipp 6: Aktualisierende Zeitstempel nutzen
Um das Datum und die Uhrzeit in Ihr Word-Dokument einzufügen, gehen Sie auf die Registerkarte Einfügen. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Schaltfläche mit Kalender und Uhr, die mit Datum und Uhrzeit einfügen beschriftet ist. Klicken Sie darauf, und Sie sehen eine Reihe von Optionen. Diese zeigen Datum und Uhrzeit in verschiedenen Formaten an. Wählen Sie das Format, das Ihnen am besten gefällt, indem Sie es anklicken.
Standardmäßig sind diese Informationen statisch. Um sie in Echtzeit zu aktualisieren, markieren Sie das Kästchen Automatisch aktualisieren und klicken dann auf OK. Diese MS Word-Tipps helfen Ihnen, Ihre Dateien aktuell zu halten.
Tipp 7: Schriftgrößen und Formate fix verändern:
Ohne Langes hin und her klicken die Schriftgröße verändern, Texte fett oder kursiv markieren? Alles ganz einfach mit wenigen Tastend umsetzbar. Mit STRG + < wird der markierte Text kleiner, mit STRG + > vergrößern Sie die Schrift. Das Schöne daran: Die Vergrößerung/Verkleinerung wird innerhalb des markierten Bereichs auf alle Schriftarten und vorhandenen Schriftgrößen übertragen.
Gleiches gilt an der Stelle für die anderen Kurzbefehle. Die gewünschte Textstelle markieren und der Druck der Tasten STRG + Shift + B wandelt den Text in Fett um, die Tastenkombination STRG + Shift + K macht daraus eine Kursive Stelle, während die Kombination STRG + Shift + U Ihren Text Unterstrichen darstellt.
So lassen sich Texte schnell formatieren, ohne die Hände von der Tastatur zu nehmen.
Tipp 8: Rahmenlinien erstellen:
Um einzelne Elemente in einem Dokument übersichtlich zu trennen, ohne eine Tabelle zu verwenden, bieten sich Rahmenlinien an. Diese lassen sich ganz einfach einfügen: Tippen Sie drei Minuszeichen hintereinander und danach auf Enter, wird eine dünne Rahmenlinie im Dokument eingefügt. Drei Tiefstriche und Enter ergeben eine fette Rahmenlinie.
Tipp 9: Pfeile einfügen:
Mit Pfeilen lassen sich Protokolle sinnvoll gliedern oder Aufzählungen optimieren. Dieser Trick fügt die Sonderzeichen pfeilschnell ein:
–> Daraus macht Word automatisch einen normalen Pfeil
—> und Leertaste / Return ergibt eine Aufzählung mit dickem Pfeil
Wichtig: Hierbei handelt es sich um die Standard-Autovervollständigen-Einstellungen in Word. Diese sollten Sie natürlich nicht verändern.
Tipp 10: Office Dokumente verschlüsseln:
Um ein Dokument vor unbefugtem Zugriff zu schützen, kann man es mit einem Passwort verschlüsseln. Besonders nützlich ist das dann, wenn man das Dokument beispielsweise via E-Mail versenden möchte und man sicherstellen will, dass auch wirklich nur der Empfänger das erstellte Schriftstück öffnen kann.
Die Funktion findet sich bei Microsoft unter dem Reiter „Datei“ – dann „Informationen“ und dann „Dokument schützen“. Im Drop-Down Menü finden sich unterschiedliche Optionen – wichtig ist in diesem Fall nur der Menüpunkt „Mit Kennwort verschlüsseln“. Klickt man nun darauf kann man in dem sich öffnenden Fenster ein Passwort seiner Wahl eingeben und mit „OK“ bestätigen. Im nächsten Fenster muss das gewählte Kennwort nochmals bestätigt werden.
Möchte man das gewählte Kennwort nun wieder entfernen, geht man wie oben beschrieben vor, lässt das Feld für die Passworteingabe aber frei.
Haben Sie Fragen oder Probleme zu Microsoft Word? Nutzen Sie noch eine alte Version und möchten unter Umständen aktualisieren oder umsteigen? – Sprechen Sie uns gerne an. wir stehen Ihnen jederzeit gerne unter +49 (07141) 48874-3 oder via E-Mail zur Verfügung.
Ihr
Aces Team